高效工作，始於不盲目追求高效（1）心態篇
前言
之前受同事邀請，希望我能分享「高效工作」的秘訣。其實我不會說自己是個「高效工作者」，因為「高效工作」不是我的目的，有趣的是，我反而是在不追求「高效」之後，才變得更加高效與快樂。
基於我的個人經歷與體悟，我拆分為「心態」和「方法」兩個部份分享，其中最常引用的書籍是《失控的努力文化：為什麼我們的社會讓人無法好好休息》，推薦大家作為延伸閱讀。
那麼首先，打開這篇文章的你，或許正為自己的工作狀況感到困擾？在分享我自己的故事與見解之前，我想邀請你先思考兩個問題：
- 對你來說「高效工作」意謂著什麼？（你會怎麼描述「高效工作」？或如何形容一個高效工作者？）
- 如果你理想中的「高效工作」狀態是 10 分，距離最遠的低效狀態是 1 分，你會給多數時候的自己幾分？
在那場線上分享會上，與會者認為高效工作是「在預定的時間內準確地完成工作，做得又快又好，不浪費時間，事半功倍，並能在計劃內達成目標，從而感受到成就感。」至於給自己的分數，大多數都選了5分以下，我當時的回應是：這或許反映出大家對自己在高效工作上的自我要求相當高。
為什麼我會這麼說呢？因為我曾經也認為自己「不夠高效」，更可怕的是，這樣自我苛責的想法，最終把我壓垮了。
無上限追求高效，換來的是過勞
一直以來，我都被認為工作能力不錯，實際上，確實大多時候能在有限時間內完成該做的，也有不錯的產出成果。然而 2019 年，我面臨了極限。
那時我有全職工作，且必須在半年內完成碩士論文，才能拿到碩士學位。就在這段期間，我的兩位家人不幸遭遇重大傷病。幾個月後，我的主管生小孩請產假，由我代理主管職務。原本的工作內容就不時需要加班，代理主管後工時更加失控，而我的休假幾乎都用來寫論文，或者到醫院陪伴家人，僅剩的休閒時間大概只有飯後散步。
那一年我的情緒變得非常不穩定。抗拒職責中不得不的加班和週末工作；自責自己無法好好陪著家人；懷疑自己的抗壓性是否不足；焦慮於時間不斷被填滿且永遠不夠用。如果參加到缺乏討論效率的會議，會認為自己的時間被浪費而感到憤怒；如果有空閒休息的時間，不認為那是我應得的，甚至會有罪惡感。顯然，當時那一切壓力累積到達了我的極限，我喪失了對工作的興趣，生活中也難以感到快樂。我徹底燃盡（burn out）了。但我竟然繼續撐了兩年，因為我以為變得更有效率、更有能力、更能調適，就能應付這一切事務，從來沒想過自己可能已經過勞了。
我在疫情爆發前，意識到自己的狀態仍不穩定，與主管討論後留職停薪休息半年。我開始深入反思，閱讀了許多幫助我調整心態的書，其中一本是《冒牌者症候群》。書中指出，許多人往往對自己抱有錯誤的觀點和心態，這些錯誤的觀點往往會把我們逼到絕境。
例如，我曾經是一個極度追求完美的人，對於犯錯和無法滿足他人期待感到恐懼，於是我每件事都要求做到 100 分。此外，我有些親力親為的傾向，覺得事情必須由我來完成才能達到理想的品質。我也不太願意尋求幫助，因為我總覺得別人幫不上忙。最後，我總是想當「超人」，認為自己必須完美地扮演每一個角色，同時要兼顧工作、家人和論文，而且都想做到好。我以為這樣才是「盡責」，然而，當我發現自己根本無法做到時，隨之而來的是恐懼、自責、焦慮這些自我傷害的情緒侵蝕。
時間管理的重點之一在於，必須認知到所有的技巧與方法，都無法改變錯誤的任務設定——完成所有我們想做的事。如果沒有認知到這一點，多麼努力都不可能克服壓力與焦慮。（老查〈不一樣的時間管理指南，讓你從容面對生產力焦慮〉）
現在的我非常認同老查的這段話，事實上，當時的我已經竭盡全力，我無法完美完成所有想做的事，不是因為能力不足，而是那個期待本身就是不合理的。事後回想，如果我更早選擇暫停工作，或是放棄論文，根本不會怎麼樣，那種損失遠遠比不上心理健康的崩壞。
這段歷程讓我深刻體認到，我錯以為「滿足所有人的期待」或「事事達到完美」是理所當然的責任，更錯將「負責」視作高於健康幸福快樂的價值。我忘了思考更核心的問題：「我追求工作更高效、完成所有事，是為了什麼？」
「高效」是為了什麼？
我們所有人，不分男女，都容易面臨一種不自然的壓力，被迫不停地更努力工作和做得更好。我們全被困在一個要求不停提昇效率的體制中。（《失控的努力文化》，第六章）
當今的職場不斷告訴我們，工作理應追求效率，以精簡的人力，在有限的時間內，做出成效更佳的成果。說穿了，這是資方期望降低成本或提高利潤的說辭，可是不知不覺中，我們每個人都被這種提高生產力和自我提昇的論述綁架了，甚至延伸到生活中，無論是賺錢、學習、交通、玩遊戲或運動塑身通通都要追求效率。
現在正是時候停下來思考，究竟「高效」是為了什麼？
如果「高效」是為了讓自己更快樂，能活出自己真正想要的生活，我們必須重新設定事務的優先次序，必須取捨，才能真正降低壓力與焦慮，讓自己的心理狀態更健康。 在《失控的努力文化》中，作者就提及相關科學研究：
如果你的目標是減輕壓力和變得更快樂，多年的科學研究已經證明，最好的辦法是用金錢換取時間，而非用時間換取金錢。……買時間會讓你提昇對生活的滿意度，而感覺匱乏則會導致較差的睡眠型態、焦慮、比較不快樂，甚至與肥胖有關聯，因為感覺自己太忙碌的人，比較不會去運動或均衡飲食。
一旦你達到可維持生活的收入水平，更多的金錢並不會使你更快樂，但空閒的時間可以。……如果快樂是你的目標，那麼超時工作可能使你更加遠離維持財務穩定的目標。再者，如果你的目標是更有生產力，那麼匆忙的行事曆正好造成反效果。（第二部份〈收回生活三 起身離開你的辦公桌〉）
簡單來說，想要真正提升工作效率，並不能盲目追求工具與方法，關鍵的前提是先了解自己，釐清自己的目標和價值觀，才能找到適合的方法。我綜合整理成四項心態思維層面的步驟：
- 釐清目標：清楚知道自己為什麼要追求效率，是為了完成目標、更加健康快樂，還是滿足虛榮？
- 價值排序：認清不能樣樣都追求完美，不能全都要，學會取捨，將重要的事情放在首位。
- 改變心態：捨棄完美主義、個人主義和超人心態，才能降低焦慮，更健康地投入工作。
- 反思原因：如果自覺效率不佳或時間管理不當，應紀錄並反思找出真正的原因，對症下藥。
關於最後一點，想補充「反思原因」並不是要譴責自己，而是盡量先從客觀的角度梳理實際情況。《失控的努力文化》的第二部份〈收回生活一 挑戰你的認知〉提到研究都顯示，我們以為自己花費時間的狀況，往往和客觀的數據會有出入，因為心理狀態會影響我們對時間的感知，尤其是「認為自己沒時間」的壓力和焦慮會讓我們的 「時間知覺」（time perception） 變得混沌：
研究顯示，當你高度意識到時間的流逝時，甚至會造成你對別人比較缺乏同理心，此外還可能干擾你做出理性抉擇的能力。 因此，感受到時間壓力還會導致你做出關於運用時間的不明智選擇，進而迅速成為一種惡性循環。不清楚自己如何運用時間，會使你感覺到超乎必要的沈重負荷，進一步使你做出帶來更多壓力和焦慮的決定，使你覺得有時間壓力，最終感覺更加吃不消。
具有高度時間知覺的人，十分清楚自己的時間規劃，確實往往能撥出更多空閒時間。……如果你讓某人相信他有空閒時間，他會感覺更健康和快樂。 ……這種感覺來自於紀錄你的時間，毋需改變任何事！不是靠埋頭苦幹和做更多工作，而是靠更多的休息。聽起來違反直覺，但千真萬確。（第二部份〈收回生活一 挑戰你的認知〉）
因此，透過實際紀錄自己運用時間的狀況，能幫助我們發覺自己的時間都用到哪裡、如何運用，以及在必要的工作時間之外還有多少自由的彈性時間。例如我可能會發現自己無意識地花了太多時間在修改一份不太重要的簡報，這將提醒我自己未來為工作產出設定重要程度，由此決定需要花多少時間製作。或是我可能發現自己下班後沒安排休閒活動的話，就會忍不住打開工作頻道，讓我的時間又繼續消耗在工作訊息上。我也可能發現自己的週末時間其實還很有餘裕，可以好好安排自己喜歡的活動，例如運動、看電影、逛展、與親友聚會等等。
「高效」來自專注
讀到這裡，或許有些讀者會想說：可是我就是熱愛工作，我追求高效就是要提昇工作績效，所以我願意付出所有時間投入工作，並且提昇效率讓自己可以做更多更好更快！
先澄清我的上述分享並沒有要否定工作的價值，我認為只要清楚自己的個人目標就好，不過就腦神經科學的相關研究來看，提昇績效和生產力必須「專注」，而大腦維持專注的時間，以及能同時處理的資訊量都有有限的。因此就算我們想要大腦不間斷地高速運轉，大腦仍會在超過負荷時當機。（請參考：如何支配自我專注力？從理解意識的極限開始吧！——《心流：高手都在研究的最優體驗心理學》）
換句話說，如果真的想提昇工作效率和產能，我們就需要把有限的專注力投資在重要的事情上，並且提供能幫助大腦專注運作的要件，這麼一來才能達到所謂的「高效」。尤其不得忽略這兩點：
- 排除干擾分心：由於大腦能同時處理的資訊有限，因此如果環境中有其他會讓人分心的東西，就會分散大腦的專注力。工作中特別常見的干擾如訊息通知、吵雜的環境、同事突然走過來問問題。
- 適時放空休息：就像高強度運動時，需要適時休息幫助肌肉恢復，大腦也需要休息，且放鬆的大腦會探索新奇的點子，有助突破工作困境。（請參考：無所事事可能成就大事，你相信嗎？——《放空的科學》）
《失控的努力文化》當中也有相關論述：「提供合適的工作環境，人類大腦便能完成不可思議的事。事情越來越清楚，最理想的安排方式是短時間及專注地工作，接著是定時的休息。研究顯示如果你連續工作五十至五十七分鐘，接著短暫休息一下，能夠完成更多事情。還有在這樣的安排下，由於更可能動用到大腦的執行部位，因此你的工作會更有洞察力和創意。」（第二部份〈收回生活三 起身離開你的辦公桌〉）
當我們對於專注有了更多認識，就可以進一步為自己創造「高效時刻」，綜合許多書籍文章的資訊，以及我自己的經驗，我建議特別留意三件事：
- 了解自己：找出最適合自己的專注時機與方式，例如什麼時間精力最充沛？什麼樣的環境最能專注？
- 維持狀態：充足睡眠、均衡飲食、適度運動和放鬆，才能維持大腦的健康與良好的精神狀態。
- 選擇環境：打造適合自己的工作環境，可以是安靜的圖書館，或是一家有輕音樂的咖啡店，讓自己更專注。
與此同時，我認為還有一個非常關鍵的心態，那就是「不強求自己無時無刻都高效」。
這個想法對我幫助很大，因為我接受每個當下的自己，而不去苛責，也不為狀態不佳的時刻感到氣餒，如果焦慮浮現，就只是接受它，這讓我逐漸能更快調整自己的狀態。我也清楚知道不是每件事都需要高效率，不需要無時無刻都把每件事做到最好，因為我知道自己想要什麼樣的生活，我會時時刻刻覺察和調整，讓自己在想要的方向上，這讓我感受到快樂、充實、健康，自然而然更有能量與精力投注在工作與日常。