
高效工作,始於不盲目追求高效(2)方法篇
之前受同事邀請,希望我能分享「高效工作」的秘訣。其實我不會說自己是個「高效工作者」,因為「高效工作」不是我的目的,有趣的是,我反而是在不追求「高效」之後,才變得更加高效與快樂。
基於我的個人經歷與體悟,我拆分為「心態」和「方法」兩個部份分享,其中最常引用的書籍是《失控的努力文化:為什麼我們的社會讓人無法好好休息》,推薦大家作為延伸閱讀。
在這篇方法篇,我會分享自己的作法與常用的工具,而這些方法都與「心態篇」提到的概念有關,其中我認為最核心的要點可以整理為四項:
- 時間留給真正重要的事 ⮕ 有意識地依價值排序規劃及預留時間
- 清晰的時間知覺有助降低焦慮 ⮕ 輕鬆紀錄與分析,提昇時間知覺與優化工作程序
- 能量與專注力有限 ⮕ 減少大腦與身心負擔,以提昇專注力
- 完美主義會干擾判斷 ⮕ 應善用工具和他人的協助回應工作目標
接下來的分享皆環繞著這四項要點,也期待大家能在尋找適合的方法與工具時,依循重要的原則來幫助自己回應想要的工作與生活狀態。
一、善用數位日曆規劃與紀錄
數位日曆應具備的功能
- 能快速紀錄與同步
- 視覺化、易檢視
- 能共享給同事或家人
🔧 推薦工具:Google calendar
如何善用數位日曆?
1. 提前排程
為了做自己時間的主人,我的原則是盡量維持每天8小時、每週40小時的工時,避免超時工作,並保留每週運動的時間,幫助自己維持精力與能量。
為此我會提前二至三週將重要的會議或活動時間記上日曆。若是平日晚上或週末等非工作時間需要工作,則會在一個月前安排,並同時以 「不在辦公室」 功能安排休息日(可設定自動拒絕會議)。
我也會每天確認一週內的任務安排,預先將需要產出或執行的事情,以 「專注時間」 功能登錄日曆,也就是為自己預留能夠專注個別任務產出的時間。我會依據任務需求衡量需要多少時間,例如為了一場重要會議準備事前資料,可能需要一小時;完成一門課程的教學簡報可能需要三小時,而我會盡量讓專注產出時間不被其他會議或外務打斷。
這些排程和預留,最好能共享給同事或家人。對於同事,能在約會議時,能透過日曆看到哪些日期或時段已經不能安排了。漸漸培養默契後,如果同事必須在某個時限內約到會議,而看到我有預留個人專注工作時間,同事就會先以訊息詢問我,讓我可以衡量與協調會議時間,藉此兼顧團隊的需求和個人產出的需要。
之於家人,則能了解彼此的共同活動或個別活動,知道另一半出差返家、與朋友聚會或一起去運動的時間,對家人的活動有心理預期。此外亦能提醒彼此要做某些日常規律之外容易忘記的小事,比如提醒自己要訂蛋糕、買洗衣精、登機時間等等。
↾ Google calendar 能用顏色區隔不同日曆與活動,讓時間規劃更加一目瞭然。如此圖,橘色是我與家人的共同活動,藍色是我的個人活動,淺咖是工作上的專注時間,深灰則是工作會議。
2. 預留空白時間
雖說要提前排程,但我的經驗是千萬不要把所有時間填滿,預留時間應對突發事件,才能更從容。
如果現在查看我下一週的日曆,會發現還有三分之一到三分之二的空白。我會優先安排對我或團隊來說重要且必要的事情,而等到兩三天前,再將重要不緊急的事項安排進空白處。這麼一來,如果有突發狀況,我可以清楚判斷哪些事情可以之後再處理,也能在有時間餘裕時清掉許多 todo。
如果日曆完全沒有空隙,我們承受突發狀況的能力可能會下降,畢竟計畫被打亂的感覺總是不好的。這時藉由 Google calendar 將時間視覺化,就能快速查看哪些時間已經被使用,哪些時間是空閒的。
3. 預先準備產出所需
來回切換任務是沒有效率的事。切換過去的任務越複雜,大腦便需要越長的時間來適應。……美國心理學會建議我們「選擇提昇(我們的大腦)效率的策略:最重要的是避免多工,尤其在進行複雜的任務時。」(失控的努力文化,第五章)
基於這段引言,我盡可能減少自己需要不斷切換網頁或檔案的情形,後來逐漸養成一個習慣,就是在預先安排的專注產出時間上,日曆說明欄直接放上該產出任務需要的檔案或資料連結。這麼一來,我只要隨時打開 calendar,就能馬上知道自己該時段應該要做什麼,並立即打開需要的檔案,讓我可以更快進入專注工作狀態,而不用在當下花時間找檔案、撈資料。
也有些同事會運用 To-do list 做到這件事,只是我更喜歡將日曆作為單一入口,讓時間的運用非常視覺化,也能隨時調配會議、活動與個人時間的安排,同時管理各種時間規劃與待辦事項。
要做到這件事,我認為和平時對工作內容的了解也有很大的相關,越了解自己需要產出的東西需要哪些資料和工具,並且能預想工作流程與步驟,加速進入工作狀態。
↾ 我與同事工作上共用的任務清單使用 Asana 管理,而我會自行將各項任務安排進日曆活動。
4. 時間紀錄
使用 Google calendar 這樣的工具還有一個很大的好處,就是數位紀錄留存與自動分析。一般來說工作用的 Google 帳號可以使用 calendar 的時間分析功能,可以為不同活動加上標籤(tag),並顯示為不同顏色,而 Google 就能分析每種活動佔據多少時間。這可以幫助我們了解自己的時間分配,進而思考有無需要調整的地方。
在一天工作後,我也會依據實際時間使用的狀況,調整日曆上的活動時間,例如原訂一小時的會議,實際討論花了兩小時,我就會將該會議的時間調整為符合實際情況。有時則是原本預估一件事要花一小時執行,後來半小時就完成了,我也會在完成任務時調整日曆上的紀錄。這些動作幫助我提昇自己對於各項事務的時間預估精準度,也能讓我透過具體的紀錄反思運用時間的狀態,持續提昇我的時間知覺。
↾ Google calendar 的「時間深入分析」功能相當不錯,能幫助我了解各類活動花費時間的佔比。
💬 Q&A
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Q: 以多長時間為基本單位? 半小時。沒把握半小時就做完的事會先安排至少一小時,如果提早做完也很棒。
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Q: 會紀錄「通勤」這一類時間嗎? 不會。通常不會紀錄規律且不花費超過半小時的事情。但若是出差的通勤會紀錄,確保自己估算的交通時間是正確且足夠的。
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Q: 如果原本安排一小時做簡報,卻發現自己花了半小時找靈感,如何改善? 我認為這表示一開始未拆解步驟,以及錯估需要的產出時間。建議拆解產出的流程步驟,了解自己執行每個步驟大約需要多少時間。每次執行都反思修正,讓流程更順暢合理,估計時間會越來越準確。在進行一項新任務時,我通常會預估得寬鬆一些,因為如果比預期花費更少的時間會感覺賺到,但若經常超出原先的預估,會比較容易感到時間不足。
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Q: 有時會無意識的選擇當下要做的事情,如何讓自己更有意識的安排? 我在規劃時間時,會先思考每件事情的優先次序與緊急與否,若能養成自己判斷的原則和思考程序,應該會很有幫助。此外,基於盡量減少自己被打斷、需要切換導致耗費專注力的原則,如果在會議與會議之間有空檔(或是老師們的空堂),我就會拿來做「空檔時間內一定能做完」的事情,可能是手頭上的一些小任務或瑣事,這麼一來,在即將開始下個會議或下課鐘響時,我的思緒就不會被打斷。
二、善用 To-do list 速記雜事與拆解工作
To-do list 應具備的功能
- 能快速紀錄與同步
- 可以設定時間提醒
- 可設定優先級
- 可分類
- 可分至少兩層(子任務)
🔧 推薦工具:Ticktick、Todoist
如何善用 To-do list?
1. 快速記下所有雜事與執行時間
我認為 To-do list 的存在最重要的目的就是減少大腦記憶的負擔。
在工作場域中,若能有同事之間可以共用的 To-do 平台,能幫助任務不被遺漏,會議或任何討論後產生的待辦任務與行動,都應該立即被紀錄、指派、設定行動時間。
若工作場域沒有要求使用這樣的平台,或生活中也有許多待辦事項,可挑選自己比較順眼與順手的 APP,最重要的是能越快、越方便即時記錄事項越好,例如能建立「桌面小工具」記錄和查看,就會比進入應用程式才能紀錄的更好。
另外我比較建議為待辦事項建立「執行時間」,而不是「截止日期」。我想大家或許都發生過某天突然發現原來有事情當天截止的狀況,通常這是因為截止日期距離建立任務的時刻還有較長的時間,如果這段時間內沒有任何提醒,很容易會忘記。因此,我認為若能建立「預計要執行的時間」與提醒,額外註解截止日期,比較不會遺漏任務。
2. 梳理工作優先級與流程步驟
為了把時間優先花在重要的事情上,以及提昇投入任務的專注度,我們可以盡量將各種工作任務理出清楚的優先次序和流程步驟。
區分重要緊急是常見的任務管理方針,如果管理 to-do 的工具能清楚標記優先級,能幫助我們在預先規劃時優先安排重要事項,當在空閒時間到來時,也能幫助我們判斷當下該先做什麼。
此外,各位是否曾面對龐大任務而卻步、不知該從何下手呢?這種狀況通常會令我們感到焦慮,這時如果能將工作流程拆解成一個個小步驟,就能讓我們在執行每一個步驟時,減少壓力,也更容易專注投入。相對的,如果沒有預先思考工作流程,處理任務時容易出現依照直覺跳躍切換的狀況,這樣往往會耗費能量在切換任務而降低效率。因此如果 APP 能支援至少兩層任務清單,也就是能在大任務項目底下再細分為數個子任務,並且能夠排序,有清楚的工作流(work flow),會讓我們工作得更有條理且流暢。
這部份常見的問題是,一開始我們往往不確定怎麼樣的工作流程才是順暢、合理的。以新手老師來說,起初光是備課,面對一堆教科書、習作、教師手冊,就會不知道如何開始。如果剛接手一個新專案,我們可能也會茫然無措。這時,除了冷靜思考與嘗試之外,我認為可以先請教有相關經驗的前輩,詢問他們通常會怎麼做,尤其是最一開始的第一步是什麼? 充分了解前輩的工作流程與思考脈絡,通常能幫助我們找出大致的步驟,進而嘗試並持續修正,逐漸發展出屬於自己的流程。
↾ 我之前喜歡使用的 To-do list 應用程式是 Ticktick。它具備我上述提到的所有實用功能,包含快速標記提醒時間、優先級、分類、標籤,也可設置子任務、桌面小工具,還兼具專注番茄鐘、習慣養成等功能。而且 APP 介面簡潔清晰,小工具能設定半透明背景讓人賞心悅目。不僅如此,當我完成某個任務,它還會給一些正向回饋,例如閃現「完成了!繼續加油!」的文句,以及統計完成了多少任務、成就值累計可以兌換新背景,這種小小的激勵確實讓人感到愉快。
💡插撥提醒
雖然上述分享了很多日曆時間規劃和 To-Do List 的應用,但我還是會反覆提醒自己:「我們可以規劃所有事情,但不要追求完全掌控。」
如心態篇提到,當我們持續覺得時間不夠,腦海中不停思考「我沒時間了」,這其實會讓我們內心產生龐大的焦慮和壓力,且可能讓我們在時間管理上做出錯誤的選擇。例如大家或許都曾有過這樣的經驗:當你面臨一個緊急任務,即將到截止日,反而忍不住開始滑手機。其實這時焦慮已經影響了我們的理智。像我寫論文時,有時候也會突然開始整理房間,這都是焦慮使然。
也曾經有一段時間,我非常想要完全掌控自己的工作時間。那時候,我的日曆安排得非常緊湊,甚至會在一週前將接下來幾週的每個時間段都填滿。結果一旦有任何突發情況打亂了我的計畫,我就感到非常崩潰與焦躁。這樣的狀態是不健康的。
因此,雖然規劃是重要的,但它的目的是幫助我們更順暢地完成工作,而不是把每件事都掌控在手中。
三、善用AI及快捷工具加速工作產出
最後,我想再和大家分享一個高效工作的技巧:學習和應用快捷工具。
我一直認為,真正懶惰的人,是最懂得善用工具的人,為了能少花一點時間在工作上,就要運用工具加速繁瑣事務程序。例如運用試算表(excel 或 Google sheet)當中的各種公式與快捷鍵,可能在建置公式或管理工作表的時候會比較辛苦,卻能加速未來每一次使用的效率。檔案管理也是一樣的道理,有時我們竟然花費大量時間查找資料和檔案,如果能在建置與整理檔案時有明確的架構與邏輯,就能省去許多無效的工作時間。簡單來說,如果有些工具和工程建置後能大幅減少未來重複的作業手續與時間,那絕對是值得的投資。
當然,這個年頭說到快捷工具,AI 絕對是一大幫手。我在準備高效工作的分享簡報時,從構思大綱到完成簡報只花了一小時。我是怎麼做到的?答案是我使用了 Gamma,我將大綱輸入後,它自動幫我生成簡報,我再進行一些調整即可。又或者這一篇文章,我將當時分享的錄音丟到 Good Tape,讓它轉錄出逐字稿,然後我再請 ChatGPT 幫我把逐字稿修改為通順且標點符號正確的文章,最後我再進行編修。
顯然 AI 大幅加速了整個產出過程。不過,我認為要避免讓 AI 取代所有行動,因為交給 AI 做,就是少了訓練自己的大腦的機會,也可能讓產出變得太 AI,而喪失了個人風格。因此,我認為工具的使用還是回歸目的,如果今天的重點是傳達某些內容,我的簡報風格或功力是次要的,那麼在時間有限的狀況下,用 AI 產出也很不錯。但如果我今天對 Blog 文章的文句語氣或架構很講究,我就不會讓 AI 替我做太多,花些時間撰寫,既是訓練自己輸出,也是為了帶入自己的語氣。
有時我們會花很多時間琢磨文字或編排簡報,那往往是因為這個過程讓我們得以展現自我與實現腦中的理想畫面,但我們也要小心在這個過程中掉入完美主義、親力親為的心態陷阱。如果該任務的目的與體現個人風格無關,還是提醒自己斟酌斟酌,在運用時間時,以達成目的為最優先考量,有多餘的時間再去慢慢設計排版修稿之類的吧!
↾ 我將上方段落放入 Napkin.ai,讓它幫我生出這張圖,省去了我自己作圖的時間,不錯吧!缺點是它的圖類型有限,沒什麼個人風格可言。
總結
如一開始所言,本篇提及的方法與工具,其實都環繞著「心態篇」的重要觀念,因此建議讀者可以優先閱讀心態篇,或是回到心態篇參照思考。
相信當我們真正清楚自己的價值排序,能依循重要的價值將時間留給重要的人事物,並放下完美主義的干擾,持續留意自身能量、專注力與時間知覺的狀態,將得以降低我們苦於時間不夠、想要掌握一切的壓力和焦慮,從而尋得更平靜、更幸福、更快樂的生活狀態。